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Uno de los problemas más comunes dentro de las empresas, es el manejo de las “comunicaciones internas”, y ahora con el teletrabajo sale a la luz con más fuerza.
Estar alejados el uno del otro, pone barreras y desafíos. Poder en menos tiempo comunicar más y mejor, es el sueño de toda empresa, pero generalmente vemos el caso contrario, exceso de reuniones, chats, WhatsApp a toda hora, que impide concentrarse en la labor y termina inclusive quitando tiempo destinado a la familia, por causa de no terminar el trabajo diario.
Mejorar la comunicación interna es clave para una empresa eficiente.
Reunirse cada semana a una hora específica es bueno para mantener el avance de los objetivos y saber cómo se siente cada miembro de tu equipo. Pero no debemos abusar de la comunicación en línea, tu instancia de reunión vía video conferencia es el tiempo para hablar lo importante, el resto dejémoslo en un mail y evitemos interrumpir a cada instante del día con un WhatsApp.
Como no tenemos a las personas en un mismo recinto, resulta más difícil acercarse y explicar un proceso verbalmente o preguntar por alguna entrega. Es muy importante dejar todo plasmado en un documento, video, diagrama, etc. lo más didáctico posible y disponible en un repositorio común de «procesos de negocio», donde todos tengan acceso a la documentación, y lo más importante debemos comunicarlo a toda la organización para asegurarnos que se entienda y se sepa donde ubicarlo.
Con esto terminarás con las mismas explicaciones cada vez, fomentarás el auto aprendizaje, y que la información fluya por toda la organización de forma orgánica.
¿Qué significa esto? digámoslo más simple, que no necesites estar todo el día conectado en línea trabajando simultáneo con tu equipo o supervisando a una persona para que realice una tarea. Comenzarás a experimentar que muchas de las reuniones de antes, ahora son un simple correo con instrucciones, y que no necesitarás estar monitoreando o hablando todo el día con tu equipo para lograr resultados.
En la medida que todos tengan el tiempo de ejecutar sus tareas sin distracciones, de seguro se avanzará más rápido, y sin necesidad de sacrificar tiempo familiar para terminar las labores diarias. En el siguiente punto te decimos como lograrlo.
Como existe distancia, a veces tendrás la sensación que no se avanza en las tareas, esto pasa cuando no establecemos Objetivos claros para cada miembro del equipo. Éstos deben ser objetivos que puedan ser medibles en su avance cada semana. De esta forma se podrá cambiar poco a poco la cultura tradicional de trabajar por horas, por trabajo bajo cumplimiento de objetivos.
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Parte de estar dentro de una organización, son las relaciones que se cultivan allí, muchas amistades nacen, dado la cantidad de horas que comparten todos los trabajadores a diario. Claramente parte de esto se pierde en un ambiente de teletrabajo, es por esto que se deben establecer tiempos para juntas no laborales, celebración de cumpleaños a distancia, concursos, charlas, etc. Recuerden que la empresa la hacen las personas, y gran parte de la motivación para trabajar en ella es el grato ambiente que se crea allí.
“Tener un buen plan de comunicación interna, provocará motivación, fidelización y el orgullo de trabajar en la compañía”. Portia